DAB bliver digital

Af Jesper Frandsen

Det skal være slut med papirbunker, kuverter og endeløse rækker af ringbind. Den 11. november 2011 indførte DAB et nyt elektronisk system, der fremover skal varetage og effektivisere al intern kommunikation i boligselskabet, der administrerer mere end 48.000 boliger. Det nye system hedder Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering, også kaldet ESDH. I dagligdagen kommer DAB's medarbejdere til at kende systemet som Go Bolig. DAB har opstillet en række formål med projektet. Det nye system skal blandt andet sikre en hurtigere og mere sikker sagsbehandling og en mere effektiv intern vidensdeling. "Et af de primære formål med systemet er, at de administrerede selskaber og afdelinger skal have lettere adgang til deres egne dokumenter. Dette vil de få, ved at vi implementerer en Bestyrelsesportal, hvor relevante dokumenter fra det interne ESDH-system vil blive publiceret," forklarer udviklingschef hos DAB, Jan Lorenzen.

60.000 lejere og 750.000 dokumenter
Systemet er allerede godt undervejs, selvom indkøringsperioden lige er startet: "På nuværende tidspunkt er der indbygget ca. 100 sagsgange i systemet, hvilket dækker ca. 50 procent af vores driftsager og ca. 95 procent af vores beboerservicesager. Det er tanken at udbygge systemet, således at stort set alle driftssagsgange skal være dækket af systemet. Men vi holder nu en pause med flere sagsgange, indtil vi har fået erfaring med de første og fået dem tilpasset, så de også fungerer i hverdagen," siger Jan Lorenzen. Første skridt på DAB's digitalisering er den interne kommunikation. Og ifølge direktør i DAB, Niels Olsen, betyder det nye system en effektivisering, der blandt andet skal sikre en hurtigere og sikrere sagsbehandling. De enorme mængder data, der tidligere har været arkiveret adskilt, bliver nu samlet elektronisk. Og der har været nok at tage fat på. Således er 60.000 lejere og kreditorer importeret i Go Bolig. 450.000 indscannede dokumenter er indlæst, og 750.000 dokumenter fra DAB's tidligere dokumentsystem er nu lagret elektronisk. Håbet er, at datasamlingen kan sikre en bedre konkurrenceevne, da antallet af mandetimer med at lede forgæves i forskellige arkiver kan spares betragteligt med Go Bolig-systemet. Og der har været nok at lede efter i de gamle systemer. I alt er der samlet 1,7 millioner elementer i Go Bolig. På sigt er det ambitionen, at kommunikationen med lejerne også skal digitaliseres. Men i første omgang forventer DAB, at Go Bolig vil være en fuldt integreret del af arbejdsgangen i januar 2012.