Offentliggørelse halter: Et referat i vaskekælderen er ikke godt nok

Af Sofie Pedersen

For to år siden blev boligforeninger pålagt at offentliggøre dagsordner og referater fra møder i afdelingerne. Men går man på jagt efter dokumenterne på foreningernes hjemmesider, leder man mange steder forgæves. Og det er en fejl, mener afdelingschef hos BL, Bjarne Zetterström: "Når loven siger, at vi skal offentliggøre dagsordner og referater, bør vi gøre det offensivt. De fleste folk bruger nettet, når de søger informationer. Derfor er det en naturlig forventning, at man også skal kunne finde alle informationer fra sin boligafdeling der," siger han. De gældende regler giver ikke nogen konkrete instrukser om, hvordan dagsordner og referater skal gøres tilgængelige for beboerne, så det er i princippet op til afdelingerne selv at fortolke loven. Men der er alligevel metoder, som afdelingschefen finder noget forældede. "Det er ikke godt nok at hænge referatet op i vaskekælderen. Eller at folk skal henvende sig på ejendomskontoret, hvis de vil se referatet. Afdelingsbestyrelserne bør tænke over, at det ikke kun handler om at opfylde lovens mindstekrav, men også om at fremstå som en moderne organisation," siger Bjarne Zetterström. Ikke alle beboere har adgang til internet, men det store flertal har: "Hvis afdelingen lægger dagsordner og referater ud på nettet, har de stillet informationerne til rådighed på den mest tidssvarende måde. Et stort flertal har mulighed for at få adgang til dem - enten igennem egen computer eller en pc på det lokale bibliotek. Det er alt andet lige nemmere end at skulle henvende sig på ejendomskontoret i åbningstiden."

Nemt at opfylde reglerne
Bjarne Zetterström er klar over, at nogle afdelinger kan se kravet om offentliggørelse som en forstyrrende indgriben i praksis. Han understreger dog, at der ikke er krav om, at afdelingerne skal skrive en lang roman. Et beslutningsreferat er fuldt tilfredsstillende. "Når først afdelingerne har gjort offentliggørelse på nettet til en del af arbejdsgangen, er det meget mindre besværligt end fysisk at skulle hænge referater op i vaskekældre og mange andre steder i afdelingen," forklarer Bjarne Zetterström. Nogle bestyrelser kan måske være utrygge ved at få uenigheder udstillet i et referat, som bliver tilgængeligt for alle. "Man skal dog være opmærksom på, at det ikke er forhandlingerne men beslutningerne, der kan fokuseres på i referaterne. Herudover kan der i sjældne tilfælde også være behov for at føre noget til protokols som et lukket punkt. Det kan fx i en organisationsbestyrelse være i forbindelse med afskedigelser og ansættelser, bud på opgaver eller drøftelser af en konkret lejers forhold. Så gør man det. Men ellers skal alle beslutningerne offentliggøres." siger Bjarne Zetterström.


Download skabeloner:


Standard dagsorden - afd. bestyrelsesmøde budget


Standard dagsorden - afd. bestyrelsesmøde regnskab


Standard dagsorden - afd. bestyrelsesmøde diverse - 2 sider

Standard dagsorden - afd. bestyrelsesmøde diverse



Boligen nr. 2 - 2012